workflow automation

Czym jest Workflow Automation?

Można by powiedzieć, że jest to najkrótsza i najszybsza droga do zarządzania procesami. Jednak odpowiedz, jest nieco bardziej złożona.

Otóż. WorkFlow to termin, który w wolnym tłumaczeniu znaczy ni mniej, ni więcej jak przepływ pracy. Pod kątem cyfrowym, możemy powiedzieć, że jest to swego rodzaju przepływ informacji. Każda treść w internecie, komputerze, telefonie niesie za sobą informacje. Więc swobodny przepływ informacji jest adekwatnym tłumaczeniem workflow w branży IT.

Nazwa ta jednak nie do końca mówi nam co tak naprawdę znaczy i jakie posiada zastosowanie. Wpisując w wyszukiwarce internetowej hasło „workflow” można się trochę zdziwić wynikami wyszukiwania. Większość z nich na topowych miejscach jest pod hasłem elektroniczny obieg dokumentów. Dlaczego?

Odpowiedz jest bardzo prosta. Ponieważ workflow zdecydowanej większości odnosi się właśnie do systemów zarządzania obiegiem dokumentów. A więc kolejne pytanie nasuwa się, to co takiego robi ten workflow w elektronicznych obiegach dokumentów?

To już zależy od samego workflow! Co firma to inny workflow, pomysłów na zagospodarowanie tego terminu jest naprawdę dużo i ciągle nowych przybywa. Jednak przekaz i charakter jest raczej podobny.

Workflow ma na zadanie usprawnić pracę w zarządzaniu dokumentami, z taką możliwością, aby można było jego strukturę w pewnym stopniu modyfikować. Ale po co?

Duże miasta kupują elektroniczne systemy obiegów dokumentów za naprawdę dużą sumę i co system ten się nie sprawdza? No nie działa on prawidłowo i zazwyczaj nie potrzeba żadnego tam workflow do działania. Procesy są tak zaplanowane, że wszystko działa prawidłowo i bez żadnych problemów.
To co z tym workflow?

Można powiedzieć, że zarządzanie dokumentami w urzędach to bodaj najbardziej oczywista i wymagająca praca. Codziennie przewija się setki nowych dokumentów, które trzeba zatwierdzić, zadekretować, znowu zatwierdzić, przesyłać dalej, zaakceptować przez kierownika, itd. Można w pewnych warunkach ten proces skrócić i dodać nową ścieżkę, która ominie, np. przełożonego pójdzie bezpośrednio do kierownika, pod danym warunkiem.

Dobrze obrazuje to działanie w firmie, gdzie każda faktura idzie przez wszystkie szczeble i na końcu musi ją zaakceptować prezes. A prezes zazwyczaj nie ma dużo czasu i może to trwać nawet kilka dni, gdzie czas jest bardzo ważny. Mając gotowy i odpowiednio zaprogramowany system obiegu dokumentów nie da się tego zmienić, no bo tak jest zaprogramowane, a na pewno nie bez wiedzy i umiejętności programistycznych.

Workflow w takim miejscu jest idealnym rozwiązaniem. Za pomocą narzędzi graficznych można zmienić nieco układ zarządzania dokumentami, tak aby, np. faktury poniżej 1500zł nie wymagały akceptacji prezesa. Wszyscy na tym skorzystają.

workflow