Blog o produkcji

Czym jest Workflow Automation?

Można by powiedzieć, że jest to najkrótsza i najszybsza droga do zarządzania procesami. Jednak odpowiedz, jest nieco bardziej złożona.

Otóż. WorkFlow to termin, który w wolnym tłumaczeniu znaczy ni mniej, ni więcej jak przepływ pracy. Pod kątem cyfrowym, możemy powiedzieć, że jest to swego rodzaju przepływ informacji. Każda treść w internecie, komputerze, telefonie niesie za sobą informacje. Więc swobodny przepływ informacji jest adekwatnym tłumaczeniem workflow w branży IT.

Nazwa ta jednak nie do końca mówi nam co tak naprawdę znaczy i jakie posiada zastosowanie. Wpisując w wyszukiwarce internetowej hasło „workflow” można się trochę zdziwić wynikami wyszukiwania. Większość z nich na topowych miejscach jest pod hasłem elektroniczny obieg dokumentów. Dlaczego?

Odpowiedz jest bardzo prosta. Ponieważ workflow zdecydowanej większości odnosi się właśnie do systemów zarządzania obiegiem dokumentów. A więc kolejne pytanie nasuwa się, to co takiego robi ten workflow w elektronicznych obiegach dokumentów?

To już zależy od samego workflow! Co firma to inny workflow, pomysłów na zagospodarowanie tego terminu jest naprawdę dużo i ciągle nowych przybywa. Jednak przekaz i charakter jest raczej podobny.

Workflow ma na zadanie usprawnić pracę w zarządzaniu dokumentami, z taką możliwością, aby można było jego strukturę w pewnym stopniu modyfikować. Ale po co?

Duże miasta kupują elektroniczne systemy obiegów dokumentów za naprawdę dużą sumę i co system ten się nie sprawdza? No nie działa on prawidłowo i zazwyczaj nie potrzeba żadnego tam workflow do działania. Procesy są tak zaplanowane, że wszystko działa prawidłowo i bez żadnych problemów.
To co z tym workflow?

Można powiedzieć, że zarządzanie dokumentami w urzędach to bodaj najbardziej oczywista i wymagająca praca. Codziennie przewija się setki nowych dokumentów, które trzeba zatwierdzić, zadekretować, znowu zatwierdzić, przesyłać dalej, zaakceptować przez kierownika, itd. Można w pewnych warunkach ten proces skrócić i dodać nową ścieżkę, która ominie, np. przełożonego pójdzie bezpośrednio do kierownika, pod danym warunkiem.

Dobrze obrazuje to działanie w firmie, gdzie każda faktura idzie przez wszystkie szczeble i na końcu musi ją zaakceptować prezes. A prezes zazwyczaj nie ma dużo czasu i może to trwać nawet kilka dni, gdzie czas jest bardzo ważny. Mając gotowy i odpowiednio zaprogramowany system obiegu dokumentów nie da się tego zmienić, no bo tak jest zaprogramowane, a na pewno nie bez wiedzy i umiejętności programistycznych.

Workflow w takim miejscu jest idealnym rozwiązaniem. Za pomocą narzędzi graficznych można zmienić nieco układ zarządzania dokumentami, tak aby, np. faktury poniżej 1500zł nie wymagały akceptacji prezesa. Wszyscy na tym skorzystają.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *