błędy podczas wdrażania erp

8 Powodów dlaczego firmy nie w pełni wykorzystują potencjał systemu ERP i jak to rozwiązać

Firmy inwestują bardzo dużo środków finansowych w adaptację nowego systemu do zarządzania, chcąc osiągnąć obiecany wynik zwiększonej produktywności, lepszemu podejmowaniu decyzji i lepszego zarządzania procesami. Jednak ostatnie badania wykazują, że wiele firm nie wykorzystuje w 100% potencjał rozwiązań ERP.Badanie  Accenture 300 starszych specjalistów IT w 2000 największych firm w Ameryce Północnej i Wielkiej Brytanii ujawniły te zaskakujące dane:

  • 31% korzysta z systemu ERP połowa organizacji
  • 64% wykorzystuje wyłączeni podstawowe funkcje ERP
  • 50% zakupili system ERP, a potrzeba była o połowę mniejsza
  • 20% nie korzysta z funkcji ERP z powodu braku odpowiedniego szkolenia

1. Niewłaściwy dobór konsultanta podczas wyboru systemy ERP

Z setek dostępnych systemów zarządzania zasobami przedsiębiorstwa może być trudne wybranie tego odpowiedniego. Dlatego przedsiębiorstwa często zwracają się do konsultanta, który pomógł im w podjęciu decyzji. Niestety bardzo często Ci konsultanci mają już swoje „ulubione” systemy i zazwyczaj polecają je, nawet jeśli nie do końca są odpowiednie dla naszego charakteru pracy. Będą oni mówić wyłączeni o zaletach systemu, ale o jego wadach już nie powiedzą.

Rozwiązanie: Przedsiębiorstwa należy zatrudniać wyłącznie konsultantów, którzy nie są połączeni z żadnym dostawcą oprogramowania ERP. Dobry konsultant swoim doświadczeniem wskaże odpowiednie systemu, które będą najodpowiedniejsze do naszej firmy. Wymaga to zazwyczaj dłuższego okresu czasu, aby przyjrzeć się szerokiej ofercie na rynku

2. Wybór za dużego systemu ERP

Wybór systemu ERP, który swoimi możliwościami i funkcjonalnością przewyższa potencjał naszej firmy jest błędem. Prowadzi to nie tylko do znaczącej dziury w budżecie, ale także kłopotów w szkoleniu pracowników. Solidne rozwiązania dostarczane przez takie firmy jak Microsoft i SAP są nie tylko bardzo drogie, ale także szereg modułów, które nie są przydatne do wszystkich gałęzi przemysłu. 50% przedsiębiorstw nie potrzebuje wdrażania wszystkich modułów ERP w realizacji swoich procesów

Rozwiązanie: Właściciel firmy przed wdrożeniem musi określić sobie cele i wyznaczyć kluczowe obszary, które mają zostać objęte programami typu ERP. Należy dostosować system do własnych możliwości, a nie odwrotnie – firmę do systemu

3. Słaba jakość wdrożenia

Złe wdrożenie jest bardzo poważnym problemem. Zła implementacja systemu prowadzi do problemu z procesami ale także zwiększa jej koszty. Wykorzystanie potencjału przedsiębiorstwa, to główna zasada przy wdrażaniu

Rozwiązanie: Właściwa analiza przedwdrożeniowa oraz szereg merytorycznych rozmów z specjalistami i pracownikami. Wyznaczenie odpowiednich celów i określenie kierunku rozwoju przedsiębiorstwa.

4. Nieporozumienie

Bardzo często zdarzają się nieporozumienia, które czasem można jeszcze zweryfikować, a czasem jest już za późno, i zostanie zaimplementowane niewłaściwe funkcje czy moduły. Głównymi nieporozumieniami, to obszar roboczy

Rozwiązanie: Pisemną umowę należy poprzedzić szeregiem rozmów i konsultacji. Z góry określenie obszarów roboczych nowego systemu oraz nadzorowanie przez pracownika

5. Nie zapewnienie odpowiedniego szkolenia

Duże koszty zakupu systemów do zarządzania często jest barierą dla pracowników. Pracodawcy nie chętnie inwestują w szkolenie pracowników z nowych systemów informatycznych. Według danych 20% firm nie w pełni wykorzystuje wszystkie funkcje systemu ze względu na ograniczoną wiedzę funkcjonalności systemu.

Rozwiązanie: Oczywiście nie należy oszczędzać na szkoleniu pracowników. Gdy wszyscy pracownicy wiedzą jak działa system, wszystko będzie działać prawidłowo i realizacja zleceń przebiegać będzie płynnie. Brak szkolenia może mieć opłakane skutki

6. Braku integracji systemu ERP z systemami klienta

Oczywiście jest taka możliwość i daje ona bardzo wymierne korzyści. Jednak połączenie systemów dwóch niezależnych firm jest bardzo trudne. Chyba, że to są firmy powiązane, inaczej ciężko jest wypracować taką integrację

7. Nie ograniczać ERP do minimum

Większość firm za pomocą systemu ERP korzysta wyłącznie z jednego obszaru (księgowość, kadry, produkcja). Jednak modułowa budowa sprawia, iż system ten można wdrażać we wszystkich obszarach. Jest to bardzo korzystne dla całego przedsiębiorstwa. Przepływ danych, informacja w czasie rzeczywistym, odpowiednie reagowanie i koordynowanie procesami wyłącznie za pomocą całego zinformatyzowanego obszaru.

8. Aktualizacja systemu

Każdy producent oprogramowania posiada szereg aktualizacji, które dedykowane są dla ich programów. Część z nich nie wysyła informacji do firm, które zakupiły system ERP, że są aktualizacje. Zazwyczaj są to drobne poprawki, ale zdarza się, że są to większe aktualizacje, które korzystnie wpłynąć mogą na pracę z systemem.